Cómo pasar de Excel a un software de gestión escolar
Por Equipo LIAActualizado el 3 min de lectura
Respuesta rápida
Pasar de Excel a un software de gestión escolar toma menos de una semana si se sigue un orden: primero se configura la marca del colegio, luego se capacita a dirección y al área administrativa, después a los docentes, se importan los datos de alumnos y padres de familia desde una plantilla de Excel y, por último, el colegio comparte los accesos con las familias.
Puntos clave
- No hace falta digitar alumno por alumno: los datos se importan desde una plantilla de Excel.
- El colegio solo debe preparar tres cosas al inicio: logo, nombre y la firma para libretas y constancias.
- La capacitación se hace por grupos: primero dirección y administración, luego docentes.
- El mejor momento para migrar es antes de la matrícula o al cierre de un bimestre.
¿Por qué dejar de gestionar el colegio en Excel?
Excel sirve para empezar, pero deja de alcanzar cuando el colegio crece. Cada docente maneja su propia planilla, secretaría consolida a mano, tesorería lleva otra hoja con las pensiones y nadie tiene la misma versión. El resultado son libretas que se retrasan, deudas que no cuadran y padres que se enteran tarde de lo que pasa con sus hijos.
Un software de gestión escolar reemplaza esas hojas por una sola base de datos: el alumno matriculado es el mismo que aparece en el registro de notas, en la asistencia y en el estado de cuenta.
¿Qué debe preparar el colegio antes de empezar?
- El logo institucional en alta resolución.
- El nombre oficial del colegio, tal como debe aparecer en documentos.
- La firma escaneada de la persona que firma las libretas y la constancia de matrícula, en formato de imagen.
- La lista de grados, secciones, áreas y cursos del año escolar.
- Los datos de alumnos y padres de familia, que se completan en una plantilla de Excel que entrega el sistema.
- Una persona designada por el colegio para coordinar con el equipo de implementación.
¿Cuáles son los pasos para migrar de Excel a LIA?
| Paso | Qué se hace | Plazo |
|---|---|---|
| 1. Branding del colegio | Se configura la suite con el logo, el nombre y la firma del colegio. | 2 a 3 días hábiles |
| 2. Dirección y administración | Configuración inicial de grados, secciones, áreas y cursos; capacitación del personal administrativo y del panel de reportes del director. Se descarga la plantilla de Excel. | 1 día hábil |
| 3. Docentes | Capacitación a docentes, incluida la vista de padres y alumnos para que orienten a su aula. | 1 día hábil |
| 4. Importación de datos | El colegio entrega el Excel de alumnos y padres de familia y el equipo de LIA ayuda a importarlo. | 1 día hábil |
| 5. Accesos a las familias | El colegio comparte los accesos a la versión web y a la app móvil. | Plataforma lista |
El detalle de cada paso está en la sección de implementación de la página principal de LIA.
¿Qué errores retrasan una migración?
- Excel con datos incompletos. Alumnos sin DNI o padres sin celular obligan a corregir después. Revise la plantilla antes de enviarla.
- No designar un responsable. Sin una persona que coordine, las capacitaciones se postergan.
- Mantener el Excel en paralelo. Si los docentes siguen registrando notas en su planilla, el sistema nunca se convierte en la fuente oficial.
Preguntas frecuentes
- ¿Se pierden los datos que ya tengo en Excel?
- No. Los datos de alumnos y padres de familia se pasan a una plantilla de Excel que entrega el sistema y luego se importan de forma masiva, sin digitarlos uno por uno.
- ¿Se puede migrar a mitad del año escolar?
- Sí. Lo más ordenado es hacerlo antes de la matrícula o al cierre de un bimestre o trimestre, para que el periodo siguiente se registre completo en el nuevo sistema.
- ¿Los docentes necesitan saber de tecnología?
- No. La capacitación de docentes toma un día e incluye el registro de notas y asistencias, y cómo ven la información los padres y los alumnos.
